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档案信息化建设的几点思考
2014-10-17 23:21  

随着计算机网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展,并在社会各行业中的广泛应用,不仅对国民经济和社会发展产生了深刻的影响,而且对档案工作也提出了新的更高的要求,这给档案工作带来了前所未有的挑战和发展机遇。加强档案信息化建设成为时代发展的必然要求。然而档案信息化在我国还是一项新兴事物,在理论上和实践上还不成熟。档案信息化的含义和基本特点是什么?档案信息化建设在我国发展的现状如何?如何做好档案信息化建设工作?这些问题值得我们共同探讨。

一、档案信息化的含义及基本特点。

“档案信息化指在档案工作中充分利用现代计算机网络技术、信息技术,对档案资源进行处理、管理、开发、提供利用,达到为社会发展服务的目的。”计算机网络技术和信息技术应用于档案信息资源管理,实现了档案信息资源数字化,为人们更方便,更快捷的利用档案信息提供保障。由此我们可以看出档案信息化的两个基本特点:

1,信息技术的发展和应用是档案信息化的前提和基础。一方面,现代信息技术的应用改变了人们传统的办公方式,使人们由传统的手工操作办公到利用计算机网络的在线办公。传统的办公方式产生纸制档案档,其信息与物质载体是全然一体的,在线办公产生的电子档案,其信息与物质载体可以相对分离。另一方面,借助数字技术可以对传统的档案信息资源进行数字化转换,这些数字档案信息可以随机存取、检索,可以远程传递。

2,档案数据库的建设是档案信息化建设的核心。“数据库技术是20世纪60年代发展起来的一门信息管理技术,是公认的信息资源开发、管理和服务的核心手段。”目前,几乎所有的档案部门在信息化过程中,无论是自己设计或是在市场购买的档案信息管理系统软件都是以数据库为核心建立的。档案数据库作为档案信息采集、处理、存储和传输的中心,是档案信息资源的核心工具,其建设的规模、信息量的大小和使用的频率决定着档案信息化的程度。

3,实现资源共享,提高档案服务水平是档案信息化的最终目的。传统社会和现代信息社会档案工作的最终目的都是为了为人们提供利用,服务于社会,但是两者的侧重点不同。传统社会主要强调的是对档案实体的管理和利用,强调的是档案的凭证作用和参考价值,而信息社会,人们开始转变思维,在注重实体管理的同时更侧重于档案信息资源的共享和利用。现在信息技术用于档案管理工作使档案信息资源的存储方式发生重大的改变,即由载体与信息的统一到载体与信息的相对分离,实现了档案信息数字化存储和自动检索功能。而网络技术的发展又使人们在利用档案信息的手段、范围和效率上发生根本变化,突破时空的限制,使档案信息资源高度共享成为可能。

二,档案信息化建设在我国发展的现状。

随着科学技术的发展和社会的不断进步,档案作为很重要的信息资源,开发和利用档案资源并使之信息化,实现档案信息资源的共享已经成为我国档案工作发展的必然趋势。目前,档案信息化建设正在各行各业中不断推进,很多方面也取得了很大的成果。然而,仍存在很多不足的地方。

1,档案信息化在理论上和实践上还很不成熟,到底该怎么进一步推进档案信息化建设还没有一套完善的、标准的理论和实践模式来遵循。因此在当前,各行业、各部门在信息化建设的过程中发展良莠不齐。一方面,由于各地区经济发展不平衡,各行业各部门经济发展水平差异大,经济发达信息化程度到的地区或部门档案信息化发展速度就快,而经济落后信息化程度低的地方或部门档案信息化发展就相对缓慢。另一方面,档案信息管理系统是以数据库的为核心的,而数据库是档案信息资源采集、处理、存储和传输的中心,是档案信息资源开发的核心工作。但目前我国档案数据库建设缺少有效的统筹规划和行业标准,各档案部门实际上建立数据库时各自为政,而各档案部门开发数据库的水平又存在很大差异,因此,所建立的档案信息管理系统很不规范。这必然导致各部门之间数据共享困难。

2,档案信息化建设进程中出现两个极端。一方面,一些单位为实现信息化,不切实际盲目购置信息化软硬件设施,片面追求馆(室)藏“全部数字化”。这种只注重档案信息化速度,不考虑“利用为本,常用急用与需抢救的先上原则”,不但阻碍档案工作其它方面的协调发展,而且造成大量人力、物力、财力的浪费。另一方面,一些单位虽然购置了计算机等信息化设备,但很多只是开发检索性、介绍性、汇编性的档案资料,缺少系统性、专题性档案信息的开发。还有些单位因人力、财力不足或人员素质不高,购置的信息化设备只是为了应付上级检查,根本很少使用。

3,目前,我国档案工作人员普遍素质不高。一方面,很多单位的领导和个人的档案意识不强,对档案的重视程度不够,还没认识到档案对一个国家、单位、部门、个人的重要作用。档案部门大多还处在传统的手工操作、被动利用的管理阶段。甚至一些档案部门至今仍是单位安置老、弱、妇、孺等人员的场所。这些人员大多业务能力低下,不懂得如何开发档案信息,对计算机的操作技术不佳,并在心理上排斥新技术的应用。笔者在大学毕业时在一市政机构档案室实习,被要求做的工作只是手工检索卡片和案卷目录的填写,而其档案室购置的几台计算机台布落满了灰尘。一位工作人员私下说:“这些计算机我们老家伙不会用,如果真的要用计算机,我们这些人就该下岗回家了。”另一方面,长期以来档案工作者受传统观念的影响,思想和心态相对封闭,只重视档案的原始性,即档案的物质载体的保管和利用,着重强调档案的安全而忽略档案信息资源的开发。

二,如何做好档案信息化建设工作的几点看法。

上面我们分析了档案信息化的含义、特点,以及目前档案信息化建设在我国发展的现状,如何进一步推进档案信息化建设工作,笔者认为要做好以下几点。

1,继续在理论和实践上推进档案信息化建设,加强行业规范性、标准化的档案信息化发展规划。这就要求档案事业管理部门制定宏观的指导方针,统筹规划,合理布局,为本地区或本行业档案信息化建设提供具体的实施标准、规范及步骤。而这些行业内部或区域内的档案机构在推进档案信息化建设时应以这些统一的标准和规范为基础,购买或自行建立档案信息管理系统。

2,各行业、各部门应以自己的经济发展的实际情况为基础,以档案信息的开发和利用为目标,实现资源共享。一方面,在推进档案信息化建设时,无论是经济发达或落后区域,也无论是人力、物力、财力丰富或匮乏,都应以“利用为本,常用、急用与需抢救”的档案先信息化为原则,即首先把急用的、珍贵的、需抢救的实体档案数字化。还要加大收集单位各部门产生的电子文件,以及逐步实现馆(室)藏其它档案的数字化。另一方面,档案信息化要以单位和社会的需求为导向,提高档案利用率,实现档案资源的共享。这就要求我们档案工作者利用现代信息技术,研制开发档案管理软件,并使之与现代通讯技术相结合,形成一个统一开放型信息联合体,实现信息的远距离传递,即档案信息资源的网络化。

3,要转变传统观念,全面提高档案工作者素质,特别是要重视和加强档案工作者信息化知识的培训工作。在21世纪的今天,科技和人才在经济和社会发展中起着越来越重要的作用,其中人才是社会进步的决定性因素,可以说谁掌握了知识和人才,谁就掌握了主动权。因此,档案事业要跟上时代发展的步伐,必须不断提高档案工作者队伍的整体素质。一方面,档案工作者要转变传统的档案“保管员”的观念,树立高度的责任感,提高自我的档案意识,以开发和提供档案信息为中心,提高服务水平。另一方面,要进一步加强对档案工作者理论和业务技能的培训,提高档案工作者的工作能力和水平。特别要加强档案工作者对现代信息技术和现代管理知识的培训,使其掌握和提高计算机和网络技术的能力和水平,为档案信息化服务。

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