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高校民生档案工作实例分析
2014-10-17 23:31  

——以陕西工业职业技术学院为例

摘要  高校民生档案是高校档案的重要组成部分,是新时期学生、教职工等解决其切实利益问题的重要凭据。阐述社会公众档案意识,实例分析了高校民生档案利用群体和利用内容,并提出几点工作经验。

 

随着社会经济、科技的快速发展,档案正逐渐褪去其神秘的面纱,与每个公众产生着千丝万缕的联系。高校档案中的民生档案材料,学生、教职工(包括学校提供各类服务的机构及人员)等,解决其切身利益问题、提升其生活质量的重要保障,也是促进社会和高校和谐、稳定发展的重要基础。近年来社会公众档案意识的不断增强,以人为本,分析当前高校民生档案利用群体、利用内容,提升高校民生档案管理和服务水平,已经成为新时期高校档案工作的重要方向。

1 社会公众档案意识明显增强

档案是记录人类在社会实践活动中产生的各种信息的载体。在过去几千年的阶级社会,档案一般由国家最高统治者和统治阶层产生,是其用来治理国家和统治人民的工具,并不对社会公众开放。新时期档案产生和利用已经渗透到社会的各个行业和领域。每个公民出生后都会建立户籍档案,上学期间会产生学籍档案,工作后会有个人的人事档案,结婚会产生婚姻档案,够买房产会产生房产档案,医疗会建立病历档案,等等,这些档案与每个人生活息息相关。这些民生档案材料的产生、社会公众需求、提供利用,以及利用档案材料后对利用者切身利益的影响,使得社会公众对档案和档案工作的认知程度逐步增强。

高校是学生求学、教职工就职的场所,其产生的学籍信息、就业情况、工资待遇、职称评定、职务晋升、科研成果、奖惩、医疗保障、婚姻生育等档案材料,是学生、教职工提高生存条件和改善生活质量的重要保障。以陕西工业职业技术学院为例:近年来,到学院档案机构咨询、利用相关民生档案的人员明显增多,所需档案内容亦复杂多样;这些档案材料对于利用者当前或今后的学习、工作、生活等有着直接的、较大的影响;在与这些利用者交流的过程中也逐渐感受到,利用者对“档案”的认识不再只是“神秘的档案袋”里面那些记录了个人足迹和历史的泛黄的纸张,还包括了各种类型的档案材料。这些利用者通过利用档案的实际效果,切实的感受到档案和档案工作的重要作用。

2 高校民生档案利用群体和利用内容分析

2.1 高校民生档案利用群体多元化

高校的主体是学生和教职工,教学、管理、建设、服务等都围绕着学生和教师进行,所产生的档案与学生、教师是高校民生档案利用的主体。而学生分为在校学生和毕业学生,教职工有在职职工和离退休职工。学生、教师是民生档案利用的主体,并不意味着高校档案中只有与学生、老师相关的民生档案,直接或间接为学校服务的机构或人员,以及与学校有关联的人员或机构都是潜在的高校民生档案的利用者。

2.2 高校民生档案利用内容多样化

1)高校学生的档案利用需求

一是在校学生:学生入学对学生身份进行核查需要查阅学生个人档案;部分学生学籍信息与个人身份信息不否,需要查阅其入学年度的录取新生名册,核对学生信息中出现的问题在进校之前还是在校之后,并进行校正;学生代表学校参加一些比赛、竞赛,上级主办单位需要学校出具的学生录取证明材料;学生在校期间参加更高一级升学考试(如:专升本、考研等),亦需到之前就读高校档案部门,复印其录取新生名册、学习成绩等学籍档案材料,并盖章。

二是毕业生:学生毕业后,由于各种原因,毕业证、学位证、个人档案丢失后要补办,需回母校档案机构查阅复印其在校期间的学籍档案材料才能办理;部分企业改制过程中,部分职工人事档案中报到证丢失,无法办理社会养老保险,也需之前就读高校档案机构出具其报到证存根或毕业分配材料;毕业生出国留学,需查阅复印其在校期间的成绩;部分毕业生工作后要落户上海、深圳、北京等一些大城市,需其在校期间学籍档案材料;一部分老校友毕业时间较长,当年同学失去联系,到档案机构查阅其同学家庭住址,或参加毕业周年纪念活动,到母校档案机构查其当年就读班级档案毕业生合影等;部分毕业生,其户籍、身份证件及人事档案中部分身份信息不一致(如姓名、出生日期),影响着其就业、社会福利等切身利益,希望能从档案机构查到其有利档案信息。

2)教职工的档案利用需求

一是在职教职工:在评聘职称、职务竞聘时,主要利用的是职称聘任文件、各类奖励、教科研成果、课程建设、发表的论文、主编参编教材、著作等档案材料;外出求学、访问,主要利用学校办学性质、规格,以及学校所获荣誉方面的文件,本人职称、职务等文件;独生子女证丢失,需查阅教职工生育登记、财务档案等;学校集资建的家属楼,教职工为了自身利益,主要利用家主楼调配政策、方案,以及财务档案等。

二是离退休教职工:查阅养老、补贴、医疗等党和政府制定的有关离退休工作政策性文件;养老金发放情况、各类补贴等财务类档案;离退休职工人事档案等。

3)直接或间接为学校服务的机构或人员对档案利用需求

近年来,为了让老百姓享受我国经济社会发展成果,我国各级政府出台很多惠民政策。如,对历史形成的“五七工”、“家属工”、企事业单位聘任的临时工、五六十年代精简下放人员等,未参加养老保险的人员办理参保服务,发放临时性补贴等。但认定这些人员身份时,口说无凭,必须找到证据材料,这些证据就是当时形成的档案材料。2009年至2012年12月,来陕西工业职业技术学院档案部门查阅复印工资凭证、文书档案等技术支撑材料,办理养老、补贴的“五七工”、“家属工”及临时工共计54人,精简下放人员近20人。

4)与学校有关联的人员或机构对档案利用的需求

一是学生亲属及相关人员:主要利用教学档案中的学籍档案和奖惩档案材料。如,学生在校期间由于各种原因退学、休学、开除或获奖等,学生亲属要了解当时情况,就要查阅教学档案里详细的材料。2014年初,一位学生的家长来陕西工业职业技术学院,请求学校出具学生当年在校期间死亡的证明(国家对独生子女死亡家庭开展特别扶助),用于办理失独家庭证明。通过询问得知,其子1994年入学一个月在校外意外身亡,当时学生父母由于悲伤过度,没有办理孩子死亡的证明和消户手续,且该学生入学时间较短,其去世后家长也为办理任何手续,此次来学校是报最后一丝希望。档案工作人员通过查阅该生当年学籍档案,学籍档案中明确注明了该生死亡及时间。后办理失独家庭证明,退休后每月一千多元的扶助金。

二是企业或机构:企业录用新职工或对职工任职时需要查阅学生学籍档案信息,以核实学生学历信息以及求学经历的真实性;由于计算机为代表的信息技术在我国起步较晚,2001年之前毕业生学历信息并未录入国家学历信息网,一些企业或人员会委托各级学历认证中心来电、来函高校档案机构核实学生学历信息。

3 做好高校民生档案工作的几点经验

1)高校档案工作者要树立正确的档案工作理念

高校档案工作者不仅要求高度的责任心,还要树立“以人为本”,以学生、教职工利用需求为出发点和落脚的工作理念。

一是档案工作者要转变“重保管、轻利用”的理念。档案机构是高校的辅助部门,而档案利用服务和利用效果的滞后性,致使高校档案工作一直在高校受重视的程度不及教学、管理等工作。高校对档案工作人、财、物等方面的投入也比较有限,档案工作开展主要靠档案部门主要领导重视和档案工作人员自觉。由于档案工作的“不被重视“,档案工作者又要同高校所有部门打交道,在开展工作时态度较为消极,认为只要将这些部门交过来的档案整理、保管好,哪些有价值的档案没有归,归档材料会不会有人利用、利用率高低,这些很多档案工作者并不关心。案工作的最终目的是提供利用,没有利用的档案工作是没有任何意义的。档案工作者只有转变观念,从从档案工作的目的为出发点,更好的服务社会、高校和个人,才能使公众认可高校档案工作、支持档案工作。

二是档案工作者要转变“重工作、轻个人”的理念。高校档案不但为高校教学、管理、科研等工作的顺利开展提供重要的保障,同时也是学生、教职工等维护自身合法权益的重要原始凭证。近年来高校民生档案利用率非常高,这就需要档案工作者在为学校提供服务的同时,针对学生、教职工等服务对象的需求,突出工作重点,主动热情提供服务,以满足利用者对民生档案的需求。

2)不断丰富档案资源,优化民生档案结构

没有完整、系统、丰富的档案资源,就如“无米之炊”,无法满足利用者的需求。

一是加强对兼职档案人员培训与指导。利用每年的档案工作会议、兼职档案员会议,以及归档时间,普及《档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规,同时对业务工作中的具体问题进行指导,。

二是制定详细的部门归档范围。高校部门众多,职责各不相同,档案部门要根据各部门职责制定详细的归档范围,兼职档案员才能有据可依,做好预立卷工作——在平时工作中随时将本部门处理完毕的、归档范围内的文件材料分类、整理、保管,确保民生档案收集齐全、完整。

三是征集由于历史问题遗留在各部门或个人手中有价值的民生档案材料。以陕西工业职业技术学院为例:档案工作人员通过与各部门沟通和联系,征集了历年毕业学生未带走的个人档案、学历证书、职大学部分学籍档案等。

3)以需求为导向,创新高校民生档案服务工作

一是对对利用率较高的民生档案目录摘录出来,制作各类档案专题目录。以陕西工业职业技术学院为例:每年因毕业证、个人档案丢失前来利用学籍档案的学生特别多,编制《历年录取新生名册汇编》、《历年学籍卡、成绩单汇编》、《历年毕业生验印名名册汇编》;教师评职称时查阅职称文件、表彰、教科研成果、出版著作等方面档案汇编成册,以便可以迅速查找;将离退休教职切身利益相关的政策性文件进行整理汇编。

二是加强民生档案信息化工作。通过对民生档案的利用群体、利用内容进行统计和分析,对高校档案资源中利用率较高民生档案材料进行数字化。以陕西工业职业技术学院为例:学院档案数字化一期项目已完成,将2003至2013年毕业生学籍卡、成绩单,以及73年至2013年录取新生名册进行数字化,并利用档案管理软件进行管理。

三是大力宣传馆藏民生档案内容和利用方式。酒香也怕巷子深,高校民生档案内容再丰富、再齐全,有利用需求的人不知道,不来查阅,这份档案也体现不出它应有的价值。高校档案机构要通过各种渠道对馆藏民生档案内容、利用方式进行宣传和介绍。如,在新生入学教育时,让新生参观高校档案库房,并对其讲解馆藏内容和查阅方式,在毕业生就业指导课程中增加档案方面内容(个人档案、毕业证丢失补办手续等);通过学校门户网、档案网、举办展览、校园广播等公布档案利用方式,公开民生档案查询目录或全文;通过档案工作会议、档案培训会等对兼职档案人员进行宣传;面对面的服务过程中,对利用者进行宣传等。

四是拓宽渠道为利用者提供服务。一方面,为来馆查阅民生档案人员提供热情周到的利用服务;另一方面,身在外地的用户可以通过网站、电话、传真,或是委托他人等形式提供利用服务。如,企业、学历认证中心一般都是通过电话、传真对学生信息进行核查;身在外地又急需复印档案材料的个人,可以通过其当时的代课老师、班主任或亲友等持其委托书、证件复印件等来代查档案。

民生档案是高校档案的重要组成部分,为学生、教职工和社会公众“以合法的方式利用任何可以利用的档案信息”,是新时期高校档案工作的新要求和发展方向。

 

 

 

参考文献:

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