档案馆
 网站首页  部门概况  档案动态  档案法规  业务指导  服务指南  编研成果  下载专区  毕业生相册  档案管理软件  学院主页 
当前位置: 网站首页>>兰台经纬>>兰台经纬>>正文
文章内容页
从利用的角度议“学生类”档案工作
2014-10-23 16:28  

 

 

2008年教育部颁布第27号令,首次将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴。由于没有实施细则,国内学者对“学生类”档案的解析和如何开展存在很大争议。笔者认为“档案工作的最终目的”是提供利用服务,学生产生的档案材料只要是对学校、学生、社会有利用价值的,都可以看做为“学生类”档案材料。

关键词   高校学生 档案工作 学生类”档案

中国分类号

Discussion on student class archives work from the point of view

Zhan Juan

(Party and Government office,Shaanxi Polytechnic lnstitute, Xianyang Shaanxi 712000, China

Abstract:In 2008TheMinistry of Education promulgated the 27th law. And the law for the first timerequires that student class" archives work is partof the archives work in colleges and universities. Because the law does nothave detailed rules for the implementation, that there is a big controversy fordomestic scholars how to parse and how to work. The author thinks that"the ultimate goal of archives work" is to provide the use ofservices. As long as the materials of students are used for schools, students,social, that can be considered "student class" of the archives.

Keywords: Colleges anduniversitiesstudentsarchival work"student class" archives

20089月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》(简称:27号令),首次明确将“学生类”档案纳入高校档案工作的范畴,也使高校档案的归档范围从原来的十大类,扩充为十一大类。然而作为法规性、指导性文件,27号令并未颁布其实施细则,只指出“学生类”档案的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。可以看出,一方面,“学生类”档案的和“教学类”档案归档范围有重合的地方,都包括了学籍档案、奖惩档案等材料;另一方面,“学生类”档案和学生个人档案的内容基本一致。“学生类”档案是否就是学生个人档案,“学生类”档案工作如何开展?本文将从“档案工作的最终目的”为出发点和归宿,分析当前“学生类”档案工作的现状,并解析“学生类”档案的科学内涵和存在的问题,并对如何做好“学生类”档案工作给出几点建议。

一、从“档案工作的最终目的”来看 “学生类”档案内涵

什么是“档案”?自古以来不同的国家、学者对“档案”具体定义的探讨从来没有停息过。但不同的国家和学者都不约而同的认为,档案必须具备三个要素,一是档案产生者为国家机构、组织或个人,二是档案是在实际的活动中直接产生的原始记录,三是档案材料必须具备保存价值。而档案材料具备保存价值是指档案材料的有用性,为社会提供利用服务是档案的工作的最终目的,档案只有被利用才能实现和发挥其作用和价值,才能为社会服务。国家档案局局长杨冬权曾在第16届国际档案大会上指出“做好档案的社会服务是档案工作的根本要求,是档案工作的永恒的主题”。他指出要结合“以人为本”战略的实施,宣传“大档案”的观念,大力宣传凡是涉及人民群众的档案,凡是人民群众需要利用的档案,凡是对经济社会发展有用的档案,都要纳入档案资源体系的观念。由此可见,高校学生产生的,只要是对学校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以被称为“学生类”档案。

作为新时期指导高校档案工作的法规性文献,将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴,这是高校档案机构“以人为本”服务学校、学生和社会的重要体现和新时代的要求。

二、 目前高校“学生类”档案工作的现状

1.国内学者对 “学生类”档案解析存在很大分歧。

一部分学者认为高校“学生类“档案仅仅是指学生的个人档案,也就是高校大一新生进校时由招办提供的,由学生管理部门或档案机构暂时管理的,学生毕业后又流转到用人单位人事部门或是人才交流中心的学生人事档案;而也有部分学者认为教育部27号令是将“学生类”档案单独设立,并纳入高校档案十一大类实体管理体系中,是要求高校档案机构长期甚至永久保存的,也就是说学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖励记录、党团组织档案、毕业生登记表等——在学生毕业之后,要和高校其他档案一样要在档案机构长期保存;还有部分学者认为,“学生类”档案是由两部分组成:学生的个人档案和十大类中涉及学生个人资料,其中学生个人档案是可以理解为暂时保管,但在教学类中,如增加学生登记表、毕业生登记表等;还有学者认为“学生类”档案是除学生个人档案之外,十大类中涉及学生个人资料,同时增加学生社会实践材料、获得技能证书材料、诚信材料、心理健康材料等内容。

2.目前绝大部分高校在27号令下发之后,并没有对“学生类”档案管理工作有实质性进展

27号令下发之前,学生档案一般是指的学生个人档案(毕业之后叫人事档案),一般是由高校的学生管理部门进行管理(就业处、学工办或学生处等),学校档案机构并不参与管理,高校档案机构只保管学生在校期间的学籍档案,而学籍档案是属于教学档案的一部分。27号令颁布之后,“学生类”档案与其他类十类档案一同被纳入高校档案实体管理体系。然而,由于27号令并未出台其实施细则,缺乏实际的、可操作性的措施,再加上学生档案的产生部门较多,内容又较为复杂,同时高校专职档案人员数量较少。因此,目前绝大多数高校仍然是由学生管理部门管理学生的个人档案。而档案机构并未对“学生类档案”工作有实质性开展。

三、从“档案工作的最终目的”利用服务来看高校“学生类”档案工作存在的问题

1.高校对“学生类”档案重视程度不高

对于高校而言,学生产生的档案材料对学校的教学、管理有重要的参考依据,也是学校宣传其教育教学成果的重要方面。然而,在学生在校期间,作为临时保管在教学部门或档案机构的学生个人档案,学校为教育和管理学生查阅的很少,一般是在接收档案时对档案材料进行核对和对学生是否冒名顶替等信息时进行核查,以及在学生临近毕业时将学生产生的一些档案材料装入个人档案袋;学生产生的档案材料没有收到充分重视,无论是学生个人档案中,还是其他十大类,归档的内容比较单一,反映学生学生道德品质、诚信档案、心理健康情况、各方面特长、各种技能证书等综合素质方面的材料比较少。同时,学生个人档案在学生毕业之后,按照有关规定一般会以机密件由机要通信方式转递到有人事管理权的单位或是单位所在地的人才服务中心,但是由于很多大学生就业单位是没有人事管理权的民营企业或三资企业,学校无法通过机要通信方式邮寄档案。因此,很多高校特别是一些民营高校和高职院校学生毕业后自己携带档案,导致个人档案档案丢失、私自拆封等情况比较普遍。

2.学生的档案意识薄弱

“学生类”档案真实记载了学生的家庭信息,以及在学校期间的教育、学习和成长等各方面的信息。学生毕业之后,其个人档案材料和学校档案机构中的学籍、奖惩、党团关系、道德品质、心理健康情况、各方面特长、各种技能证书等信息,是单位考察学生最直接、最可靠的参考材料,是学生就业和晋升重要的依据,也是学生在办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等必须的材料。但是,笔者在多年教学和为学生提供档案利用过程中,发现很多大学生,对自己产生的奖惩等材料要放入个人档案或学校其他类档案之中并不关心,毕业之后弃档或丢失档案的现象比较普遍,等到评职称、考研、考公务员等需要档案才到处查询。

3.用人单位对学生的个人档案材料不是很认可

对于社会而言,用人单位在聘任或任免职工,首先审核的是学生的学历信息的真实性、个人档案材料信息是否符合单位要求。然而,一方面,由于学生的个人档案在学校期间,不是很受重视,一般是有学生管理部门指导学生整理,同时归档材料内容单一,千篇一律,甚至缺张少页;另一方面,当前学历、档案材料造假现象盛行,这导致很多用人单位对学生学历、个人档案不信任。

四 、做好“学生类”档案工作的几点建议

1.“学生类“档案工作的顺利开展,领导的重视和关心是关键

“学生类”档案工作是一个长期过程,仅仅依靠档案工作人员的努力是不够的,还需要相关领导给予关心和重视。27号令指出“高校档案工作由高等学校校长领导”。高校校长要批准“学生类”档案工作制度,要使“学生类”档案工作“三纳入”、“四同步”,即要将“学生类”档案工作纳入学校的整体计划和规划,纳入各部门管理制度、部门领导和兼职档案员的岗位职责,并纳入年度考核内容;在布置、检查、总结、验收学生工作的同时,布置、检查、总结、验收“学生类”档案工作。要做好“学生类”档案工作,必须有充足的人力、物力、财力,即必须有充足的档案工作人员、档案库房,以及发展“学生类”档案工作所需的设备和经费。 

2.“学生类”档案由高校档案机构集中统一管理

27号令明确指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”,“学生类”档案是高校档案实体十一大类之一。高校档案机构能更好的收集整理档案和为利用者服务。一方面,高校档案机构在实际的工作中更了解学校、学生、社会对“学生类”档案的需求,可以制定出比较完善的“学生类”档案工作制度;另一方面,高校档案机构工作人员的在档案意识和业务技能都普遍高于部门兼职档案人员。27号指出“需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管”,“分室是高校档案机构的分支机构。”因此,档案机构如果人力、物力充足的情况下,可以直接集中管理学生个人档案;如果档案机构专职人员、库房等有限,可以在档案机构的统一管理下,在学生管理部门设立分室单独保管学生个人档案。

3.加强对“学生类“档案的宣传力度

近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多,追究其原因,有的自己本身不清楚自己的个人档案毕业时有没有带走,有的是自己毕业时随身携带丢失,有的是毕业生多次变换就业单位根本不知道档案在哪,还有的是用人单位将学生档案材料丢失,等等;还有部分毕业生,档案丢失后不知道怎么办,在哪里补办,有些毕业生到省档案馆等部门查找无果,最后才想到学校档案机构。可以看出,很学生和用人单位对学生个人档案不是很重视。因此,高校应该通过各种渠道宣传“学生类”档案的重要性:一方面,对内加强对学生档案意识教育,如在学生入校时通过新生入学教育、开设公选课程、就业指导课程,以及实际参观学校档案机构来加强学生的档案意识教育;另一方面,对外通过高校网站、档案机构网站宣传“学生类”档案的内容、价值、重要性等。

4.关口下移,加强对“学生类”档案材料的收集和规范管理

“学生类”档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂,需要有高校档案机构主导,学院各学生工作部门、管理部门共同协助才能做好。档案机构专业档案员要通过不断学习《档案法》、27号令,以及相关的法律法规,通过档案工作会议、学院网站、校园广播、展窗等多渠道宣传“学生类”档案相关知识,不断强化全员档案意识;同时,坚持部门“预立卷”,专职档案人员要经常深入相关“学生类”档案产生部门,督促兼职档案员做好平时归档材料的积累和整理,在归档前,逐一进行手把手、面对面地技术指导与服务,针对问题,仔细分析,认真研究,及时提出解决方案,真正做到“关口前移,重心下移”,确保“学生类”档案归档材料规范、齐全、完整。 

为学校、学生、社会提供利用服务是开展“学生类”档案工作的最终目的。高校档案机构和学者应充分认识到这一点,在实际工作中有意识地、自觉的开展和改进“学生类”档案工作方法,才能更好为学校、学生、社会服务。(作者:张娟)

 

 

参考文献

[1]刘萍 杨俊.高校大类培养条件下的学生类档案管理探讨[J].长江大学学报(社会科学版),2009.4

[2]王乐.职业院校学生档案管理中存在的问题及对策[J].淮南职业技术学院学报,2009.3

[3]张彬.怎样加强高校学生档案的全程化管理[J].程度大学学报(社科版),2010.4

[4]谢宝琴.对高校“学生类”档案归档管理的探讨[J].兰台世界,2009.9

[5]莫萍.浅谈高校学生档案的管理方法[J].贵阳市委党校学报,2011.10

[6]梁增智.高校学生档案管理存在问题与应对措施[J.陕西档案,2011.4

 

 

地址:咸阳渭城区文汇西路12号  邮政编码:712000  办公电话:02933152108

版权所有:陕西工业职业技术学院档案