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夯实基础 规范管理 不断提升档案工作水平
2014-10-23 16:30  

——陕西工业职业技术学院档案工作的几点实践与体会

高校档案工作是学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是学校管理上不可缺少的环节。部门档案工作的好坏,是衡量部门领导管理水平和工作业绩的重要依据;学校档案的好坏,是衡量学校办得好坏的重要标志和依据。

陕西工业职业技术学院的前身是成立于1950年的咸阳机器制造学校(简称“咸阳机校”),是建国初期西北地区成立较早的一所中等专业学校。199911月经教育部批准改制为陕西工业职业技术学院,成为西北首家实施学历高等职业教育的全日制普通高校。多年来,我院始终重视学院档案工作,档案室和档案工作人员多次荣获省级先进集体和省级先进个人荣誉称号。

我院档案管理的宗旨是:对历史负责,为现实服务,替未来着想。工作方针是:全员重视,夯实基础,规范管理,狠抓落实。服务面向师生、学院、社会。努力目标是:科学化、规范化、信息化、人性化。

1、领导重视,增强全员档案意识

档案工作的顺利开展,领导的重视和关心关键。我院自199911月正式成立以来,历任院长十分重视档案工作并亲自分管档案工作。建院前,档案室由校办副主任兼管,建院后2000年初学院档案室列入科级建制,学院档案工作由院长亲自主管领导,纳入领导议事日程和学院长远规划;院长对档案工作做过多次批示,并多次主持召开院长办公会专题会讨论研究档案工作,讨论了 “关于档案室建设的报告 ”、“档案室‘十五 '建设规划”;翟院长还亲自主持召开了专题会,布置档案安全保密大检查工作,并每年召开一次档案工作会议,号召全员学习档案法律法规;明确了档案工作是各部门一把手的工作,把档案工作列入学院及部门管理制度和部门领导和兼职档案员的岗位职责,并纳入年度考核内容。这些措施的执行为今后的档案工作的开展奠定了良好的基础

2、重视人才,组建档案管理网

多年来,我院始终保持多名专职档案员和处级部门设置兼职档案员。目前专职档案员5名,并在各处级部门设有兼职档案员和部门负责人,建立了一支专兼结合、领导与具体工作人员结合的档案工作队伍,形成了档案管理网络。当机构调整、人员调动时, 档案室随时调整有关人员,保证了档案管理网络的健全,工作连续有效。学院还定期派专职档案员外出进行专业培训和去兄弟院校参观学习,专职档案员不定期对兼职档案员进行业务培训和指导。这些措施使我院档案人员的档案意识和档案素质有了明显的提高,是我院档案工作顺利开展的前提和根本。

3、建章立制,确保规范执行

为使档案工作有章可循、有据可依,增强我院工作规范化和实效性,结合学院实际,先后制定了一系列规章制度——陕工职院档案分类编号实施办法》和《陕工职院档案归档范围和保管期限表》、《陕西工业职业技术学院归档文件整理办法》、《陕西工业职业技术学院声像档案工作规范》和《陕工职院声像载体材料归档范围和保管期限》等有关档案工作的文件;不断修订和完善了我院档案工作制度汇编,包括档案的归档、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理、计算机管理等制度,以及档案室职责专职档案员和兼职档案员职责,各部门的归档范围和保管期限等制度。这些规章制度确保我院档案工作规范、科学的开展。

4、关口前移,确保归档质量

良好的团队协作精神和优质的服务意识是日常工作的保障。学院档案室坚持认真组织相关人员学习《档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《《高等学校档案管理办法》和学院档案工作制度等政策法规,通过会议、校园网、校内电台、校园广播、展窗等多渠道宣传档案工作重要性,不断强化全院人员档案意识。多年来坚持部门“预立卷”制度,专职档案管理人员经常深入基层单位,督促兼职档案员做好平时归档材料的积累和整理。在归档前,逐一进行手把手、面对面地技术指导与服务。针对问题,仔细分析,认真研究,及时提出解决方案,真正做到档案工作“关口前移,重心下移”,确保归档档案材料规范、齐全、完整。

5、检查督导,狠抓落实

定期召开档案工作会,总结上年度档案工作情况,表彰年度优秀兼职档案员,针对存在问题提出整改意见和建议,安排本年度立卷归档工作。

学院办公室每个年度都会下发《督查督办工作通知》,对各部门档案工作进行专项检查,内容包括部门负责人对档案工作的重视程度,是否将档案工作纳入部门年度工作计划;完成年度归档工作情况;档案资料存放和管理是否规范等。检查结束后,及时通报检查情况,并将检查结果作为对各部门年度考核的依据之一。

6、以人为本,重在提供利用

提供利用服务是档案管理的出发点和最终目的。学院档案工作始终以资源的有效利用为重点,充分发挥档案作为学院各项工作实践的真实记录和重要的历史参考、凭证材料作用,不断改革档案管理方式,拓展服务功能,热情为师生员工以及社会提供利用。编制《检索目录》、《案卷目录》、《卷内目录》、《计算机检索目录》,基本实现计算机和纸制目录双重检索功能;对利用频繁的档案材料进行加工处理,如学生学籍档案利用频繁,我们将学生招生录取名册、学籍卡、成绩单、毕业生名册的目录单独摘抄设置,利用很方便;对学校的老照片进行重新整理编目;对学生毕业后未带走的个人档案收回档案室统一管理;同时完成了学校变更沿革史,历年学校专业设置情况历届党代会,历届校级领导名单及任职年限,历届毕业生人数统计,历年在校学生人数统计,历届获省市以上先进集体及个人名单,历任校长名录,先进人物名录;学院历任高级职称人员名录,档案室全宗指南,档案管理制度汇编等编研工作。

7、抓住机遇,开拓创新

在完全实现档案案卷(件)目录的计算机检索功能基础上,继续探索档案信息网络化服务工作。2007制定《档案工作“十一五”发展规划》,其目标是以档案信息资源建设为中心,以电子信息管理为重点,确保具有保存价值的电子文件(档案)信息,真实、完整、安全地保存在档案管理部门,为学院广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务;2008年学院为档案室配置相关南大之星档案管理软件和和相关的硬件设施,进一步加快档案信息资源数据库建设;目前我院按照我院2012年档案工作计划,将“急用的、珍贵的、急需抢救的档案实体”(如历年新生录取名册、学籍卡、成绩单等)进行数字化。

我院档案工作与其它兄弟院校相比,还有较大的差距,特别是在信息社会不断发展的今天,档案事业要跟上时代发展的步伐就要做到:

1、要转变传统观念,全面提高档案工作者素质,特别是要重视和加强档案工作者信息化知识的培训工作。在21世纪的今天,科技和人才在经济和社会发展中起着越来越重要的作用,其中人才是社会进步的决定性因素,可以说谁掌握了知识和人才,谁就掌握了主动权。因此,档案事业要跟上时代发展的步伐,必须不断提高档案工作者队伍的整体素质。一方面,档案工作者要转变传统的档案“保管员”的观念,树立高度的责任感,提高自我的档案意识,以开发和提供档案信息为中心,提高服务水平。另一方面,要进一步加强对档案工作者理论和业务技能的培训,提高档案工作者的工作能力和水平。特别要加强档案工作者对现代信息技术和现代管理知识的培训,使其掌握和提高计算机和网络技术的能力和水平,为档案信息化服务。

2,要树立“以人为本“的服务理念, 以“利用为本,常用、急用与急需抢救”的档案先信息化为原则,即把急用的、珍贵的、急需抢救的实体档案数字化。同时在归档实体档案的同时加大对单位各部门有价值的电子文件的收集,逐步实现室藏档案材料数字化;还要求档案工作者利用现代通讯技术和档案管理软件使相结合,使档案信息资源能够在授权的情况下不受时空、地域的限制,为利用者提供服务,从而形成一个统一开放型信息联合体,实现档案信息资源的网络化。

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