档案馆
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档案和档案工作的重要作用
2014-10-23 16:48  

提到档案,很多人就会联想到神秘的档案袋,那些泛黄的纸张上记载着自己一生足迹和历史的人事档案,其实,对档案这样的认识是非常局限的,档案远不止这些,可以说涉及到生活的方方面面。
  什么是档案?其实属于档案的范围很广。

根据《中华人民共和国档案法》的解释:档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录;国家与国家的关系,国家机关工作,科研、基建、生产活动,医疗、诉讼、财会工作、教育等,甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录,成为凭据性或参考性历史资料,保存起来就是档案

档案的载体从远古时期的甲骨档案,到金文档案、缣帛档案、简牍档案、石刻档案,再演变到纸质档案,经历了漫长的历史长河,使中华五千年的灿烂文化和历史文明得以传承和延续。如今,随着科学技术的发展,档案的载体大大的丰富了。音频档案、声像档案、照片档案、缩微档案等等利用高科技产生的档案更加形象、生动的记录了人们从事的各种活动。
档案的内容:而且内容纷呈,包括了社会生活的方方面面:文书档案、会计档案、诉讼档案、人事档案、税务档案等等。

“档案”在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了,人们在自己的工作、生活、学习中,越来越清楚地感受到档案就在身边,人人都要和它打交道。无论你是时代的伟人,还是平凡的百姓,都不可避免的直接同档案发生着联系。当你呱呱坠地那一刻起,医院里的护士就会在你的成长册上印下你的脚印,这样,档案便记载下了你的人生的第一个足迹;然后申报户口,就有了户籍档案;长大成人后,参加工作了就有了人事档案;结婚时就有了婚姻档案;生病去医院治疗时就有了病历档案等。

学校档案和学校档案工作的重要性:学校在日常管理中会形成各种档案,如党政文书档案、教学档案、仪器设备档案、基建档案、会计档案、声像档案、科研档案、外事档案、校办工厂档案等;学校档案,是学校建设与发展的历史见证。它记载了学校教育事业各方面的变革与发展的历程,积聚了校内教职员工和学生劳动创造的成果与贡献,是学校的宝贵财富。通过学校档案可以透视学校的历史,立足现实,规划学校的未来。 

一、从国家法律法规的角度讲:

○○八年八月二十日教育部国家档案局联合颁布第27号令(前面对兼职档案人员进行过专门的培训),将明确的指出高校档案工作的重要作用:

第三条指出 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

第四条指出 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导(其主要职责是:贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题;分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。)这就明确了高校档案工作必须由学校一把手负责。

第三十二条 指出高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。(有些人开档案证明要去盖学校的章子,这是错的,也是完全没有必要的)

第三十条 加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。也就是说档案室出具的档案复印件和原件一样的效果。以前有些人来档案室查阅档案,怕出具复印件有些部门不认同,现在我们可以给他看27号令的规定。

二、从近年来学校档案在现实中的重要作用来讲:

档案工作一直以来由于它的服务性和效益的滞后性不太受重视,而现在档案在高校的发展和社会服务中起着越来越重要的作用。

第一、历史凭证价值。档案是主体在社会活动中产生的原始记录,是真实可靠的,具有法律效力。

20021015日西北大学隆重的举行了百年庆典,当时的很国家领导人和各界知名人士纷纷题词和捐款祝贺。这不仅大大提升了西北大学的知名度,而且促使西大各方面迅猛发展。这都源于一批清代末年的原始档案的解密,在中国第一历史档案馆发现了清光绪28年(1902年)4月,陕西巡抚升允给光绪皇帝和慈禧太后关于开办陕西大学堂的奏本,其中有光绪皇帝著即督饬,认真办理,务收兴学实效,单并发的亲笔朱批。充分证明了陕西的高等教育起源于清代光绪年间;我省建校最早的高校———西北大学的前身确为陕西大学堂;关中大学堂之名是误传。这批珍贵的清代末年的原始档案为陕西早期高等教育的研究和西大校史提供了重要的实物资料。西北大学已将自己的校史(原认为建校时间为1912年,实际为1902年)延长到了大学堂时期。

比如,这次岗位设置,老师个人科研、获奖情况,以及指导学生获奖情况,和老师职称等级有着密切的关系,许多老师由于部门或自身对这些材料保存不善,到档案室来查获奖材料、科研项目、编写教材,但有些材料(个人获奖材料和指导学生获奖情况)以前根本没有归档,老师其切身利益将受到影响——学院很多教学部门,如体育部、数控、基础部、艺术中心等每年都要带学生参加省市体育比赛,学生获奖一般颁发获奖证书,而不发专门的获奖文件,学生个人荣誉证书学生自己保存,档案室都不保存,有些老师的积分受到影响。

学校资产清查得有会计和相关档案材料作为依据;

学生学籍档案方面,来档案室查阅档案的人特别多,学生档案、毕业证丢失后要补办,都需要来档案室复印学籍档案,还有出国、留学的要来档案室出具学籍证明,单位、企业要证实员工学历的等(从2001年起,我国才开始对高等教育的学历证书实行电子注册制度,在教育部网站上通过姓名、毕业证编号可以查到毕业证信息,就能证明存在其学历,但2001年之前毕业的毕业生的学历信息没有录入教育部网站,即要证明2001年之前毕业生学历的真实性必须到学校档案部门查询,甚至教育部学历认证中心经常会委托档学院案室查询学生的学籍信息);还有一些人因为企业改制、工资改革等原因,单位对个人档案材料保管不善,都要来档案室出具证明材料等;

第二、情报信息价值或称参考价值。(记录的是主体在活动中的原始信息,可为其他各项工作提供借鉴、参考。)

比如:学校基建档案,这几年高校发展的很快,学校建筑物新建、改建、扩建及地上、地下管网维修、电路改造、解决土地纠纷等,基建档案都起着重要的不可替代的作用;还有上级检查评估、学校校庆和编写校史,都需要有档案资料作为依据和支撑材料;学校举办大型会议、活动时,可以利用以前举办类似会议、活动的档案材料,学习相关经验。

高校档案工作是学校工作的重要组成部分,是办好学校的一项最基础的工作,是学校管理不可缺少的环节,是衡量学校办得好坏的重要标志和依据。因此,作为高校档案工作者,有责任和有义务认真学习档案法律法规,不断提高档案意识和业务能力,为学校和社会服务。(作者:张娟)

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