当前位置: 首页 > 部门概况 > 部门职责 > 正文

陕西工业职业技术学院兼职档案人员职责

【来源: | 发布日期:2014-10-08 】

一、热爱档案工作,熟知本部门档案的归档范围、保管期限、质量要求,掌握基本操作技能在部门档案工作负责人的领导下,负责对本部门文件材料的收集、积累、保管、整理立卷与归档工作,做到归档文件材料完整、准确、系统。

二、认真学习、贯彻、执行有关档案工作的法律、法规、政策,不断增强档案意识积极主动向本部门的领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及关有规定。

三、做好平时的预立卷工,随时将本部门在各项活动中产生的文件材料按照学院归档范围进行收集,并按照学院档案分类方法将文件材料放入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。具体步骤如下:1、预立卷类目的设立:兼职档案员应以教育部第27号令、《高等学校档案实体分类法》和我院档案档案归档范围为依据,结合本部门重点工作,确定预立卷类目。2、预立卷准备工作:兼职档案员根据已确定的预立卷类目,为每一类目设置相应卷盒,并在卷盒脊背上标明类目名称,按序排放,以备使用和查找。3、预立卷材料收集工作:兼职档案员在日常工作中,应加强材料收集观念,随时将办理完毕的各类材料归入相应预立卷类目卷盒内,归入材料应为原件且手续齐备(签字、公章),并对盒内材料的进出做好登记工作。

四、把好归档材料质量关。经常与本部门其他工作人员保持联系,注意文件材料的形成、拟稿及书写材料等必须符合档案管理的要求,即要对本部门拟写文件的格式、用印、日期、书写材料(不准使用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水、红墨水)、用纸规格等进行检查,对不符合要求的,要请有关人员改正;确保归档材料的齐全、完整(指项目、会议等活动中形成的各种材料是否都有,如,某个活动的归档材料,包括了活动之前的准备工作,活动中产生的材料,以及最后的结论、结果材料等;一份文件归档材料,在归档时,要确保手稿、正文、定稿、附件、申请、批复等齐全。)

五、到归档时间,根据本部门文件材料的自然形成规律和学院档案分类方案,加以系统的整理、组卷,交由档案室检查(检查组卷是否合理规范,保管期限的划分是否适当等);检查合格后,才能打印卷内目录、编排页号、备考表,以及将案卷目录和全文录入档案管理系统等,移交时确保立卷档案的页号、卷内目录、备考表等填写准确、清楚(备考表必须由部门第一负责人签字);填写移交目录一式两份,移交单位和档案室各执一份。

六、积极支持和配合档案室档案专职人员的业务工作,积极参加档案业务培训,努力提高业务能力;主动接受档案室专职档案人员的业务指导和督促检查

七、严格遵守学院档案工作安全保密制度,注意保管本部门的案卷,确保档案的安全与保密。

、参加涉及本部门的,已超期档案的鉴定、销毁工作。

九、调动工作时,应办理文件材料的交接手续,并报学院档案室。

十、认真完成学院档案室委托办理的其它相关工作。