一、查档地点:
1.档案室位于学院图书馆一楼(查阅除人事档案外所有档案)。
2.人事档案室位于学院崇文南楼11楼。
二、查档时间:
上午:8:0 0 ~ 12:00 下午:14:30 ~ 17:30 。
三、利用方式:
1.毕业生利用档案
(1)补办学生个人档案、毕业证:持本人有效证件及书面申请→经教务处审核→由教务处开具所要复印的学籍档案内容→到档案室查阅复印本人学籍档案。
(2)查阅本人学籍档案:持本人有效证件直接来档案室进行查阅或复印档案。
2.外单位人员利用档案:
利用者持单位证明→到档案室主任处经批准→到档案室查阅或复印档案。
3.学校各部门查阅或复印档案:
(1)学院各部门因工作需要查阅院党委会、院长办公会等重要会议记录,须经学校主管部门或档案室主任批准。
(2)各部门查阅或复印本部门档案:直接到档案室查阅或复印。
(3)跨部门查阅或复印档案:要经本部门领导签字→经所查档案部门领导签字→由档案室主任同意后方可查阅或复印。
四、注意事项:
1.档案原件原则上不借出,如特殊需要借出,必须经相关部门负责人审批,并要及时归还。
2.机密绝密档案须经党委或院长批准,由院办主任签字方可查询或复印。
3.查阅或复印档案人员,必须保守档案的秘密,保证档案的安全,未经允许不得复印,否则责任自负。
4.档案室为查档者提供可以复印的档案复制件,并按规定收费。
5.函调:档案室通过确认信函或传真提供的有效查档证件,并收到必要的费用后,代利用者查阅其可以利用的档案,通过复函形式告知查档结果。