各处级单位：
根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《陕西工业职业技术学院档案管理办法(暂行)》的要求，请各归档部门将2021年产生的有保存价值的文件材料整理归档，移交档案室，2021年之前形成的未归档案也请尽快整理，补充归档。现将2022年各部门归档工作安排如下：
一、归档范围（一）学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门文件材料归档范围请参照《陕西工业职业技术学院档案归档范围和保管期限》和《各处级单位归档范围（如部门职责和业务范围有变动，请和档案室联系调整归档范围）。
（二）除学院的常设处室，其他临设、新设机构，合署办公的处室，如双高办、西部西部创新创业研究所、西部产教融合研究院、校友工作办公室等部门，请按照本部门工作职责，按照年度、项目收集、整理、归档本部门文件材料。
（三）加强收集涉及疫情防控、双高建设、党史学习教育、精准扶贫等，以及学院重大活动、会议、比赛等文件材料，实物（各种奖状、锦旗、印章、校徽、纪念徽章、礼品、纪念物品等）、声像（如各类照片、录音带、录像带、光盘等）等材料的收集、整理、归档工作。
（三）按照上级档案部门的要求，新冠肺炎疫情防控档案资料设专题归档，请相关部门参照《新冠肺炎防控工作文件材料归档范围和档案保管期限表》，将未归档的疫情防控期间形成的文件材料，如文字、图表、照片、声像、实物、网页、社交媒体等各种载体和形式的资料进行整理、归档。
（四）2021年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。
二、归档及移交要求
各归档部门按照《陕西工业职业技术学院归档流程》，将本部门2021年度在各项工作及活动中形成的、对学院有保存价值的各门类文件材料进行整理归档。
（一）纸质档案归档与移交
1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及预立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案档案。
2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、财会、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
4.移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
5.归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，移交清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。
（二）声像档案归档及移交
1.照片档案
（1）采用纸质、电子同步归档，照片需标明时间、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等（重大活动及重要事件原则上不超过20张照片）。
（2）制作移交清单，与电子和纸质照片同步归档。
2.采访视频及其他载体的影像资料
（1）需标明时间、背景（指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景）、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等信息。
（2）硬盘、光盘、U盘等其他载体的影像资料，填写移交清单进行归档。
（三）实物档案归档及移交
学校在重大活动及校领导、职能部门在公务活动中接收的实物档案；各单位在各类表彰、获奖、竞赛、比赛、评比中获得省级以上奖励的证书、奖章、奖牌、奖杯等实物档案应交移交档案室，兼职档案员在档案网站下载《移交目录》，标明实物名称、规格尺寸、获赠信息等相关内容，连同实物一并移交档案室。
三、归档时间
（一）各类综合性文件、科研项目、疫情防控、党史学习教育、实物，以及其他能按年度归档的档案材料，请各部门兼职档案员预立卷，6月中旬前移交至档案室。
（二）教学类档案， 2020/2021学年未归档的部门请于5月底之前归档，2021/2022学年教学档案于11月底前进行整理和预立卷，11月底之前移交至档案室。
四、其他注意事项
（一）根据相关文件规定，各部门档案工作一般为所属部门办公室负责人或项目负责人，工作岗位应尽量保持长期性，如有变动请及时与档案室取得联系。
（二）兼职档案员要在专职档案员的指导下、熟练运用“南大之星”档案管理系统（http://192.168.100.63/），并对本部门的档案目录或全文进行录入（涉密文件除外），以便检索、查阅。
（三）学院重大活动、会议由多个部门举办，产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门和个人协助提供材料。
（四）档案归档整理所需各种表格（卷内目录、备考表、移交目录等）请在学院档案工作网网址http://dag.sxpi.edu.cn/index.htm下载。
（五）各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可以通过电话与档案室联系，联系电话：33152108。
档案是学校发展的重要历史见证，请各部门领导及兼职档案员高度重视，着眼未来，认真负责，及时、完整地将档案材料移交档案室。
