各处级单位：

为实现学校档案集中统一管理，做好档案的收集整理和立卷归档工作。依据《高等学校档案管理办法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等有关规定和档案管理规范要求, 根据学院档案工作安排,现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2018年各单位在日常工作和活动中形成的，反映学院各项工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料（包括党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、实物类、声像类等十二大类），具体归档范围可参照《陕西工业职业技术学院档案归档范围和保管期限》和各处级部门归档范围（附件1）。

2.2018年各单位在工作中临时产生的、未在归档范围的具有保存价值的材料（如重大活动、会议、比赛等）、实物（各种奖状、锦旗、印章、校徽、纪念徽章、礼品、纪念物品等）、声像（如各类照片、录音带、录像带、光盘等）、电子文件（包括数码照片、文件、音频、视频等）等。

3.2020届毕业生合影，以及其他重要活动、会议合影照片及电子照片。

4.2018年院级以上会议或活动材料；著名校友以及对学院建设有重要贡献的社会人士的各种材料；其他具有重要保存价值的材料。

5. 2018年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。

二、归档时间

1.2018年度各类综合性文件、科研项目、实物，以及其他能按年度归档的档案材料，请于2019年5月进行预立卷，6月中旬之前移交至档案室。

2.2018/2019学年形成的教学档案，教务处、各二级学院等教学部门于2019年10-11月进行整理和预立卷，11月底之前移交至档案室。

三、归档要求

1.各部门负责人安排本部门档案归档计划，督促本部门工作人员将已经处理完毕的、有价值的文件材料交至本部门兼职档案员，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有；各部门兼职档案员具体负责本部门的档案归档工作，切实履行自己的工作职责；部门负责人对要归档的文件材料进行严格审核，并在《陕西工业职业技术学院档案移交目录》（附件2）和《卷内备考表》（附件3）签字确认。

2.归档材料必须保持档案材料的原始性、系统性、准确性、完整性。归档材料必须是原件，若无原件，则可归复印件（复印件上要加盖部门公章）；合同必须为原件或正本；照片类要附有文字说明并；奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

3.归档材料要求字迹清楚、排版美观、用纸规范，要能反映学院教学、管理、教育实践等活动的全过程，要能对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项；兼职档案员要在专职档案员的指导下、熟练运用“南大之星”档案管理系统（http://192.168.100.63/），并对本部门的档案目录或全文进行录入（涉密文件除外），以便检索、查阅。

4.如学院重大活动、会议由多个部门举办，产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门和个人协助提供材料。

5.档案归档整理所需各种表格（卷内目录、备考表、移交目录等）请在学院档案工作网网址http://dag.sxpi.edu.cn/下载。

6.兼职档案员负责收集本部门（所属处级部门所有科室）归档材料，并严格按照本部门归档范围进行预立卷和归档，归档时填写移交目录，属于归档范围内但未归档的材料，要备注未归档原因，并由所在部门负责人签字确认。

四、其他

1. 为进一步规范并推进我院档案工作，学院决定于2019年5月23日（星期四）14:40在崇文楼九层第一会议室召开2019年全院档案业务培训会议（附件4）。

2.根据相关文件规定，各部门兼职档案一般为所属部门办公室负责人或项目负责人，工作岗位应尽量保持长期性，如有变动请及时与档案室取得联系。

3.移交档案时，各类档案经交接双方检查核对无误，按归档要求验收后,正式办理移交手续，填写或打印“档案移交目录”一式两份，交接双方签字后各执一份备查。

4.各部门归档工作中若有问题请与档案室及时联系，联系电话：029-33152108。

附件：1.2019年处级单位归档范围

2.陕西工业职业技术学院档案移交目录

3.卷内备考表

4.《关于召开2019年档案工作与业务培训会的通知》

党政办公室  

2019年5月20日