各处级单位：

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《陕西工业职业技术学院档案管理办法(暂行)》的要求，为确保学校各类档案材料及时、完整地收集、归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

请参照《《陕西工业职业技术学院档案归档范围和保管期限》和《各处级单位归档范围》（学校发展中各部门职责和业务范围可能有变化，请有变化的部门及时和档案室联系调整归档范围）中规定的归档范围进行归档。

（一）学校在党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

（二）除学校的常设处室，其他临设、新设机构、合署办公的处室，如双高办、本科创建办公室、西部西部创新创业研究所、西部产教融合研究院、校友工作办公室等部门，请按照本部门工作职责，按照年度或项目收集、整理本部门应归档的文件材料。

（三）加强收集涉及双高建设、本科申报等学校重要项目的专题档案材料的收集，以及本部门主办的重大事件、活动、会议、比赛等文件材料的收集。

（四）加强收集在学校各项工作中产生的实物（各种奖状、锦旗、印章、校徽、纪念徽章、礼品、纪念物品等）、声像（如各类照片、录音带、录像带、光盘等）等材料的收集、整理、归档工作。

（五）加强收集建校以来主要领导任职期间的工作照，以及参加教学、科研等项活动的材料；省级以上党政领导和社会知名人士来校活动(包括视察、参观、慰问、座谈、题字、题词)，国内有影响的教授、专家学者来访活动的材料。

（六）其它在学校各项工作中产生的具有长期保存价值的、未及时归档的各种载体的材料。

二、归档及移交要求

（一）纸质档案归档与移交

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及预立卷工作，确保归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、财会、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.移交档案时，交接双方当面检查，按立卷（件）归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

5.归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，移交清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

（二）声像档案归档及移交

1.照片档案

（1）采用纸质、电子同步归档，照片需标明时间、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等（重大活动及重要事件原则上不超过20张照片）。

（2）制作移交清单，与电子和纸质照片同步归档。

2.采访视频及其他载体的影像资料

（1）需标明时间、背景（指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景）、地点、人物、事由（事件）、拍摄者等信息。

（2）硬盘、光盘、U盘等其他载体的影像资料，填写移交清单进行归档。

（三）实物档案归档及移交

学校在重大活动及校领导、职能部门在公务活动中接收的实物档案；各单位在各类表彰、获奖、竞赛、比赛、评比中获得省级以上奖励的证书、奖章、奖牌、奖杯等实物档案应交移交档案室，兼职档案员在档案网站下载《移交目录》，标明实物名称、规格尺寸、获赠信息等相关内容，连同实物一并移交档案室。

三、归档时间

（一）各类综合性文件、科研项目、实物，以及其他能按年度归档的档案材料，请各部门兼职档案员预立卷，5月底前移交至档案室。

（二）教学类档案， 去年请于5月底之前归档之前未交档案，2023/2024学年教学档案于11月中旬前进行整理和预立卷，11月底之前移交至档案室。

（三）基建类档案应在项目竣工验收后两个月内归档。

（四）设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。

（五）财会类档案应于每年年终立卷，由财务部门保管二年，于次年五月底前归档。

四、其他注意事项

（一）根据相关文件规定，各部门档案工作兼职档案员一般为所属部门办公室负责人或项目负责人，工作岗位应尽量保持长期性。

（二）兼职档案员要在专职档案员的指导下、熟练运用“南大之星”档案管理系统（http://192.168.100.63/），并对本部门的档案目录或全文进行录入（涉密文件除外），以便检索、查阅。

（三）学校重大活动、会议由多个部门举办，产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门和个人协助提供材料。

（四）档案归档整理所需各种表格（卷内目录、备考表、移交目录等）请在学校档案工作网网址http://dag.sxpi.edu.cn/index.htm下载。

（五）各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可以通过电话与档案室联系，联系电话：33152108。

档案是学校发展的重要历史见证，请各位领导及兼职档案员高度重视，着眼未来，认真负责，及时、完整地将档案材料移交档案室。