第一章 总 则
第一条 为进一步规范我院档案工作，提高档案管理水平，更好的为教学、科研和学院各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等有关档案工作法律法规，制定本办法。
第二条 本办法所称的陕西工业职业技术学院档案，是指我院（包括原纺院）在各个历史时期从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 陕西工业职业技术学院档案反映我院建立、发展的历史过程、历史沿革和历史面貌，是我院搞好各项工作的重要依据和凭证。因此，必须由学院档案部门集中统一管理。
第四条 档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是维护学院历史真实面貌的一项重要事业，也是衡量学院教学质量和管理水平的一个重要标志。 各部门应强化档案管理意识,加强的对档案工作的领导和管理，做到“三纳入”，“四同步”,即纳入学院和各部门计划、规划,纳入管理制度 , 纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收档案工作，学校基建工程验收、科研成果申报、产品项目鉴定、重要仪器设备验收等都应通知档案部门工作人员参加。
第五条 学院档案部门必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度 , 确保档案的完整、准确、系统、安全。
第二章 档案工作网络和档案部门职责
第六条 我院档案工作由一位院长分管，各院、部、处、室等处级部门分别由该部门一名领导负责本部门的立卷归档工作。
第七条 我院在党政办公室下设陕西工业职业技术学院档案室，综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用学院档案的科学文化事业机构，其业务受教育部、陕西省教育厅业务主管部门的领导，同时接受陕西省档案局的指导、监督和检查。
第八条 学院各处级部门要根据需要，配备1至2名兼职档案人员，负责对本部门文件材料的日常管理和年终立卷归档工作，各部门的兼职档案人员在业务上受学院综合档案室指导、监督和检查。
第九条 档案室的基本任务
(一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(六)开展档案的开放和利用工作；
(七)开展学院档案工作人员的业务培训；
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
（十）完成学院领导和上级档案部门交办的其它档案业务工作。
档案人员编制、经费、设备
第十条 档案部门的人员编制，根据学校的发展规模，每年档案递增的数量、库藏总量和实际工作任务确定。档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十一条 各部门兼职档案员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案部门核备并选好人员做好接替工作。
第十二条 档案工作所需经费列入学院预算，保证档案工作需求。学校各职能部门对于保存本部门归档文件材料所需的设施应在本部门经费中给予解决。
第十三条 学院应为档案部门提供专用的、符合档案管理事业发展要求的档案库房，并配备恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第十四条 学院应设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第四章 文件材料的立卷、归档、移交和接收
第十五条 各部门要把文件材料的形成，积累和归档工作纳入本部门的工作计划、规章制度以及教学、科研和管理人员的职责范围内。在布置、检查、验收、总结各项工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十六条 加强文件形成部门立卷归档制度，各类文件材料均由本部门兼职档案员按照学院《陕西工业职业技术学院档案实体分类编号实施办法》、《陕西工业职业技术学院文件材料立卷归档暂行规定》要求，收集、整理、组卷装订后向档案室移交，档案室负责对各部门立卷归档工作进行业务指导和检查。
第十七条 全院各类人员在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种文件材料，必须按照规定，及时归档，任何部门和个人，不得椐为己有或自行处理。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室应通过征集、代管等多种形式进行管理。
第十八条 档案室应根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。
第五章 档案的管理、利用和公布
第十九条 档案室对馆藏的全部档案，要进行科学的分类、编目、排列上架、编制检索工具，逐步实行档案的现代化管理。分类方法按照《陕西工业职业技术学院档案分类编号实施办法》执行。
第二十条 档案室要确保档案的安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防强光、防高温、防有害气体等“八防”措施。 不断研究和改进档案保护技术，对破损和字迹腿色的档案，要及时修复或复制。
第二十一条 档案利用，必须严格执行《陕西工业职业技术学院档案查借阅利用制度》，档案工作人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。
第二十二条 学院档案室保存的全部档案，主要供学院利用，各部门和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属公开范围的档案。外单位或个人，需要查阅本院档案时，应持单位正式介绍信，经档案室负责人同意方可查阅一般档案。
第二十三条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案室负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学领导和保密工作部门审批。
第二十四条 学院档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经办理相关审批手续。
第二十五条 档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请学院档案主管院长批准。
第二十六条 档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。
第六章 考核、奖励和处分
第二十七条 学院对档案工作要建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对各部门档案工作负责人、兼职档案员（立卷人员）的工作状况，定期进行考评。
第二十八条 凡热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的部门或个人学院将给于表彰和奖励。
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案室的；
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第二十九条 有下列行为之一的，学院将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》有关规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
(六)其他违反档案法律法规的行为。
