预立卷制度是学院档案管理工作的基础和重要环节。规范学院档案预立卷工作，对学院立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。一般由兼职档案员按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门兼职档案人员检查、装订后向学院档案部门移交。

一、学院各部门的兼职档案员负责平时预立卷工作。

二、各部门领导要重视、支持本部门兼职档案员的预立卷工作，创造一定的条件、挤出一定的时间，关心预立卷工作。

三、各部门要根据本部门职责和每年度任务编制相应的预立卷类目，其既要反应本部门基本工作和常规工作的特点，又要突出工作重点和新的设想。

四、对办理完毕的文件材料应由兼职档案员进行统一管理，并及时进行收集、整理，按预立卷类目分别归卷；做好平时文件的利用、借阅、登记、回收工作，以保证归档时文件的完整性。

五、预立卷主要是针对当年形成的文件材料，对往年已整理过的文件材料应另行存放。

六、学校档案室负责对各部门的预立卷工作进行业务指导和检查。