一、文件归档流程：

按照《高等学校档案管理办法》高校件材料的归档范围档案归档的党群类、行政类、教学类、基建类、科研类、设备类、财会类、生产类、外事类、出版类、学生类等十一大类文件材料，是红头文件性质的、有保存价值的材料，要求每年6月底前将上一年度的立卷归档。具体流程：

首先，收发文部门将上一年度办理完毕的所有收文、发文按照收文、发文顺序集中统一管理（学院发文要求正文在前草稿在后，收文要求阅办单在前正文在后）；

其次，将收文本、发文本按照序号、收发文单位、收发文号、文件名称、时间、归档处理、备注等项目制作表格，并打印成册；

第三，专职档案员根据归档范围鉴定是否有保存价值、检查归档材料是否齐全；

第四，根据高校实体分类办法指导兼职档案员进行分类、预立卷，并下发至相关部门兼职档案员（兼职档案员在收发文本上签字备查）；

第五，兼职档案员在专职档案员的指导下，对分类完毕的文件进行编号、盖归档章、以及将文件目录及电子全文录入“南大之星”档案管理系统；

第六，兼职档案员根据要归档材料填写备考表、签字，并请本部门领导签字；

第七、兼职档案员将材料移交档案室，移交目录一式两份；

第八、档案专职人员对已经移交的档案材料编制档案号、编目，对兼职档案员录入的目录及全文进行核查；

第九、专职档案人员将归档材料上架，保管、利用。

二、除文件性质外其他归档材料：

第一、年学院各类照片（包括电子）、录音带、录象带、光盘、磁盘等不同载体的声像档案材料；毕业生合影以及其他重要合影照片及电子照片。

第二、实物档案:各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（厅局级以上）实物档案；教职员工获奖证书（厅局级以上）复印件、电子照片。

第三、院级以上会议或活动材料；著名校友、学院老领导以及对学院建设有重要贡献的社会人士的各种材料；其他具有重要保存价值的材料。

三、归档时间（根据教育部27号令第十八条）：

首先：红头文件性质的，按年度归档，即6月底前归档前一年产生的文件；

第二，教学档案是按学年归档，即每年10-12月份归档上一学年产生的教学档案材料；

第三，财会档案是每年4-6月归档两年前产生会计档案材料；

第四、各类基建项目在项目完成通过鉴定验收后三个月内完成立卷归档工作。

第五、设备档案是在设备验收之时归档；

第六、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

第七、其他能那年度归档的，如实物、专题、大型会议、声像等，每年4-6月份归档。