第一章总则

第一条 为规范学校档案利用工作，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为学校各项工作和社会服务，确保档案实体和信息的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办》、《干部人事档案工作条例》等法律、法规，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 学校档案室馆藏包括综合档案（党群、行政、外事、教学、基建、财会、产品、科研、设备、实物、声像等类别的档案）和干部人事档案，主要为本校教学、科研、党政管理等日常工作服务，为毕业生提供学籍档案的利用服务，并适当为社会提供档案利用服务。

第三条 档案利用形式主要包括档案查阅（阅览、咨询、摘录、复制等）和档案借阅两种形式。档案的查阅须在档案阅览室，档案借阅一般只限于本校教职工因工作需要借出，对校外单位和个人不提供档案借阅服务。

第二章 档案查阅利用

第四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以查阅利用已公布的档案。

第五条 本校教职工因公查阅未公开、以及档案形成部门限制利用的档案，档案利用部门或个人，须填写《陕西工院查（借）阅档案审批表》，由本部门负责人签字并加盖本部门公章，分管校领导审核签字（必要时报请校长审查批准），档案室负责人签字，方可登记查阅利用。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第六条 本校教职工查阅财务档案，须填写《陕西工院查（借）阅档案审批表》，本部门负责人审核签字、盖章，财务部门负责人签字批准，档案室负责人签字，并由财务部门相关人员陪同，方可查阅利用。

第七条 查阅干部人事档案按照中央组织部《干部人事档案工作条例》执行。

（一）学校各部门因公查阅干部人事档案，须填写《陕西工院查（借）阅档案审批表》，由本部门负责人签字、盖章，报人事处或组织部负责人审批签字并加盖公章，经档案室负责人批准同意，方可查阅。

（二）查阅档案应当2人以上，一般均为党员；

（三）干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。

（四）查阅干部人事档案必须2名阅档人同时在场，阅档必须在人事档案室阅档室监控下进行。未办理借档手续，阅档人不得将档案或部分档案材料带出阅档室。

（五）阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全，所阅档案内容不得向他人泄露。

（六）阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。对档案内容不得涂改、添注、勾划，不得随意抽出或增加档案材料。查阅两卷及以上档案时，不得同时打开。以防装错或丢失。如发现档案中有问题，阅档人不得擅自进行处理，应及时向档案室工作人员报告，由工作人员按有关规定处理。

（七）如需复制档案材料，必须在《陕西工院查（借）阅档案审批表》中事先说明，阅档时临时提出复制档案材料，未经我校人事处或组织部负责人批准，一律不得复制。

第八条 我校毕业生因补充个人档案、升学、入职、评聘、落户等需要查印档案须按以下要求。

（一）毕业生持有本人有效身份证明，直接来学校档案室查阅与本人相关的档案材料。

（二）毕业生委托他人前来查阅的，受委托人须持有本人的有效身份证件，还须持有当事人的身份复印件和委托书（手写签字），方可查阅。

（三）毕业生需要远程查档和邮寄服务，申请人须按《关于远程查印、邮寄档案申请说明》如实填写相关信息并上传有关材料，档案工作人员审核信息无误后查询档案信息，及时回复或邮寄查询结果。

第九条 校外单位，须持有合法介绍信或证明,经本校档案形成部门以及档案室负责人批准同意，方可查阅利用先关档案。

第三章 档案借阅利用

第十条 档案原则上不外借，保密档案一律不外借。

第十一条 本校教职工因工作或职称评审、职务晋升、求学等个人原因等，借出一般性公开的档案在校内使用的，须填写《陕西工院查（借）阅档案审批表》，由本部门负责人签字盖章，报档案室负责人审核签字，方可借出。

第十二条 各部门因工作需要，须借出未公开的、档案形成部门限制利用(如学校党委会、校长办公会、财务档案、科研档案、干部人事档案等)在校内使用的，须填写《陕西工院查（借）阅档案审批表》，由本部门负责人签字并加盖部门公章，分管校领导审核签字（必要时报请校长审查批准），档案室负责人签字，方可借出。

第十三条 档案借阅和归还时，档案管理人员和借阅人应共同核对档案借阅数量以及有无缺失、损坏、涂改等现象,并签字确认。

第十四条 档案借阅限期一般为5天，期间遇法定节假日顺延。借阅期满后需续借的，应办理续借手续，续借不得超过两周。逾期不归还的，档案管理人员应予以提醒催还。

第十五条 有特殊情况使用时限超过两周者，应事前申明，且明确归还日期，务必如期归还，不得再行续借。

第四章 档案查（借）阅利用安全规定

第十六条 查阅和借阅档案要严守保密规定，注意保护档案的实体和信息安全。档案借阅人在查阅时不得吸烟。未经档案管理人员同意，不得擅自进入档案库房进行查找和翻阅。

第十七条 各类档案未经同意不得翻拍，复制，不准涂改、圈划、打叉、增删、折、剪、抽页、调换、污损卷内文件，不得擅自公开档案内容，违者按《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《档案管理实施细则》等相关规定，视其性质和情节，严肃处理，甚至追究法律责任。

第十八条 所借档案不得转借，不得擅自携带外出。在档案利用过程中造成损坏、丢失、泄密等不良后果和影响的，应写出书面报告，按档案管理相关法律法规追究当事人的相应责任。

第十九条 复制由档案管理人员统一办理，摘录由档案管理人员负责核对、盖章。

第五章 附则

第二十条 本办法由学校党政办公室负责解释。